Sada zabezpečenia dát

Digitálne kopírky/tlačiarne alebo MFZ môžu na svojich pevných diskoch alebo interných pamätiach uchovávať stovky strán dôverných informácií z predchádzajúcich úloh. Na zabezpečenie týchto informácií pred nepovoleným prístupom aplikuje voliteľná sada zabezpečenia dát silný algoritmus šifrovania dát pred ich zápisom na interný pevný disk, RAM, alebo ROM a chráni tak pred neoprávneným prístupom. To znamená, že i keď niekto získa prístup k vašej tlačiarni alebo kopírke, nebude môcť prečítať získané dáta a preto budú nepoužiteľné. Sada zabezpečenia dát až sedemkrát prepíše dáta sadami náhodných hodnôt. Spolu s unikátnou ochranou šifrovania funkcie prepísania dát úplne zabraňuje získaniu zbylých dát ľubovoľným komerčne dostupným spôsobom.

• šifruje dáta v priebehu spracovania na MFZ
• po dokončení práce bezpečne prepíše dáta
• prvé riešenie v odvetví overené na základe bežných kritérií

Zabezpečené sieťové rozhranie

Zabezpečené sieťové rozhranie spoločnosti Sharp poskytuje firewall pre každú tlačiareň alebo kopírku, zabraňuje neoprávnenému prístupu k podrobnostiam konfigurácie a nastaveniam siete a obmedzuje používanie na identifikované tlačové servery a na konkrétných užívateľov. Tak sa eliminuje riziko externých útokov bez obmedzenia užívateľov a možností vzdialeného prístupu správcov systému. Prístup je možné kontrolovať v 3 úrovniach:

1. filtrovanie IP adries, čím sa obmedzí prístup na konkrétne číslo alebo dopredu definované adresy
2. filtrovanie MAC adries, čím sa obmedzí prístup na konkrétne počítače nezávislo od ich IP adries
3. blokovanie služieb TCP/IP, čím sa zablokujú konkrétne komunikačné protokoly a ponúkne sa možnosť uzatvorenia napadnuteľných portov a deaktivácie vestavěné domovskej stránky zariadenia.

• poskytuje firewall pre každé MFZ
• prístup je možné kontrolovať v 3 úrovniach
• zabraňuje prístupu k nastaveniam siete
• zabraňuje prístupu k podrobnostiam konfigurácie

Overenie užívateľa

Overenie užívateľa pridáva vysoké zabezpečenie a chráni cenné sieťové zdroje obmedzením prístupu na registrovaných užívateľov s platnými sieťovými účtami. Pred začiatkom skenovania musí užívateľ najskôr zadať užívateľské meno a heslo, ktoré sa potom overí pomocou globálneho zoznamu na k tomu určenom serveri. Pre zvýšené pohodlie a možnosti sledovania sa do políčka „Od" odoslaného dokumentu pridá e-mailová adresa obsluhy a je možné vášmu správcovi siete alebo na archiváciu odoslať neviditeľnú kópiu (Bcc), aby ste mali záznam všetkých skenovaných dokumentov. Denník (log) sa uloží na audit skenovaných dokumentov.

• zabraňuje v obsluhe neoprávneným užívateľom
• poskytuje podrobné záznamy podľa užívateľa
• eliminuje riziká zabezpečenia týkajúce se MFZ pripojených do siete

Overenie užívateľa a nastavenie práv pre jednotlivých užívateľov (režim Audítor)

Jedná sa o špeciálny režim prevádzky, v ktorej je schopné zariadenie pracovať. Pokiaľ sa zariadenie nachádza v režime audítora, nie je možné prevádzať žiadne neautorizované práce (kopírovanie/tlač/skenovanie).
Je vytvorený potrebný počet účtov. Jeden účet môže slúžiť:

• jednému užívateľovi
• pracovnej skupine
• projektu

Každý užívateľ musí pred zahájením požadovaných prác a stroji zadať PIN, ktorý mu zariadenie odblokuje a podľa práv umožní na stroji vykonávať požadované operácie. To znamená, že bez zadania platného PIN kódu nie je možné zariadenie uviesť do prevádzky. Tento režim platí pre všetky funkcie digitálneho multifunkčného zariadenia (kopírovanie, tlač, skenovanie). Zariadenie zároveň zaznamenáva počty kópií, tlače, skenov a faxov pre jednotlivé účty. Je možné počty kópií, tlače, skenov a faxov pre jednotlivé účty obmedziť. Pri kopírovaní a skenovaní si najskôr konkrétny užívateľ spustí zariadenie konkrétnym zadaním svojho PIN čísla na paneli zariadenia. Potom vykoná požadovanú operáciu (kopírovanie, skenovanie, faxovanie). Po ukončení tejto činnosti sa odhlási z panela zariadenia ako užívateľ. Pri tlači má toto nastavené automaticky, takže si už nič nenastavuje v ovládači. Konkrétny užívateľ tlačí a audítor mu automaticky načíta vytlačené stránky na jeho audítorský profil.

Sprevádzkovanie režimu audítor nie je zložité a zvládne ho správca zariadenia. Z audítora je možné vykonať report vo formáte excelovskej tabuľky a mať tak prehlad o nákladoch na jednotlivých užívateľov.

Zabezpečená tlač

Dôverná tlač pod pinom (zastavenie pred tlačou)

Jednotliví užívatelia si pred tlačou úlohy zadajú na pracovnej stanici v ovládači PIN úlohy (pozastavenie pred tlačou). Akonáhle príde užívateľ k stroju, vyberie si túto svoju tlačovú úlohu. V tomto momente sa ho stroj opýta na PIN. Užívateľ zadá rovnaký PIN, ktorý dal pred tlačou úlohy a stroj vykoná tzv. dôvernú tlač/pozastavenú tlač užívateľovi priamo do ruky.

Zabezpečená tlač do zložiek na HDD/Zabezpečená tlač do uzamknutých zložiek na HDD

Na jednotlivých zariadeniach sa dajú vytvoriť zložky na HDD pre konkrétnych užívateľov, pracovné skupiny alebo projekty. Užívatelia si môžu po určitom časovom období ukladať tlač zo svojej pracovnej stanice do svojej zložky na HDD uvedeného zariadenia. V momente, keď prídu k zariadeniu, môžu si vyvolať tlač zo svojej zložky. Tlač môžu vytlačiť buď jednotlivo alebo naraz tzv. hromadnou tlačou. Veľkou výhodou hromadnej tlače je fakt, že pri tejto tlači sú prevzaté všetky nastavenia z ovládača, takže už nemusí užívateľ tieto nastavenia pri hromadnej tlači nastavovať znovu. Táto zložka, ktorá je vytvorená na HDD jednotlivých zariadeniach sa dá uzamknúť, takže z nej môže tlačiť len ten daný užívateľ, pracovná skupina alebo projekty, ktoré si zložku odomknú. Na túto uzamknutú alebo neuzamknutú zložku sa dá tlačiť i v režime dôvernej tlače. Je tu teda dvojnásobné zabezpečenie tlače. Pokiaľ bude mať užívateľ sprevádzkovaný audítor a každý z úžívateľov bude mať vlastnú zložku, tak sa docieli komplexný prehľad o jednotlivých užívateľoch a dosiahne sa vysoká miera zabezpečenia ich tlače. Okrem zložiek môžu všetci užívatelia samozrejme použiť i dôvernú tlač.

Šifrované PDF

Schopnosť MFZ skenovať dokumenty a odoslať ich ako súbory PDF na lokálne alebo vzdialené miesto určenia pomocou e-mailu vytvára potenciálne nebezpečenstvo náhodného alebo úmyselného zachytenia neoprávnenou osobou. Takže pokiaľ povaha vašej práce vyžaduje zachádzanie s utajovanými informáciami, je vhodné šifrovanie. 
Vhodné na skenovanie na e-mail, FTP, Plochu, HDD a USB, funkcia Šifrované PDF od spoločnosti Sharp používa technológiu RSA na šifrovanie súboru pred jeho odoslaním. Užívateľ je v priebehu skenovania vyzvaný na zadanie hesla a príjemca si môže súbor zobraziť len pokiaľ pozná správne heslo. Funkcia Šifrované PDF je dostupná ako voliteľná možnosť pre farebné MFZ rady MX.

• chráni skenované dokumenty pomocou šifrovania s heslom
• zabraňuje neoprávnenej tlači dokumentov naskenovaných do PDF
• používa technológiu RSA na šifrovanie súboru pred jeho odoslaním

Kontrola dokumentov

Funkcia kontroly dokumentov od spoločnosti Sharp je ideálna na ochranu dôverných dokumentov pred kopírovaním, skenovaním alebo faxovaním. Kontrola dokumentov funguje pri vytváraní pomocou MFZ na základe vkladania dát zabraňujúcich kopírovanie na kopírované dokumenty. Tieto dáta, ktoré sa zobrazujú na každej strane ako skoro neviditeľný vzor, zabraňujú ďalšiemu kopírovaniu, skenovaniu, faxovaniu alebo vyplneniu dokumentov. Nepovolené pokusy o kopírovanie dokumentu chráneného funkciou Kontrola dokumentov sa jednoducho zruší alebo bude ich výsledkom výstup s prázdnou stranou. MFZ tiež vygeneruje upozornenie na e-mail, aby tak upozornilo správcu. Funkcia Kontrola dokumentov je dostupná na farebných MFZ rady MX, ktoré sú vybavené sadou zabezpečenia dát.

• vynikajúce riešenie na zachovanie dôvernosti dokumentov
• zabraňuje nepovolenému kopírovaniu, skenovaniu, faxovaniu a vyplneniu citlivých dokumentov
• vkladá na kopírované dokumenty dáta zabraňujúce kopírovaniu

Secure Sockets Layer (SSL)

Keď sú dáta odosielané na MFZ - buď pomocou tlačového dokumentu, alebo pomocou výmeny informácií medzi zariadením a správcom systému - majú potenciál byť zachytené treťou stranou. Secure Sockets Layer (SSL) šifruje informácie v dátovom toku od odoslania po príjem MFZ. Táto funkcia okrem ochrany dokumentov odoslaných na tlač šifruje všetky informácie vymenené medzi MFZ a správcom, ktorý si môže pozrieť internú webovú stránku MFZ v zabezpečenom režime (HTTPS). Úroveň šifrovania môžete nastaviť na nízku, strednú alebo vysokú. Táto funkcia tiež dokáže využiť digitálne certifikáty na unikátnu identifikáciu MFZ v sieti, dokonca i pokiaľ sa zmenila IP adresa.

• šifruje dáta v priebehu ich prenosu sietí
• umožní vám bezpečne vytlačiť dokumenty z ľubovolného miesta v sieti
• umožní správcom bezpečne zobrazit internú webovú stránku MFZ